Sous la houlette de Robert Lucchesi, patron d’ITPL, chaque étape constituante d’une exportation de marchandises est minutieusement encadrée par des process ne laissant aucune place à l’improvisation. L’étiquetage, moment phare du travail, et qui représente quelques millions d’étiquettes chaque année, suit une démarche spécifique que nous vous décrivons ici.
Chez ITPL, bien que les procédures soient depuis longtemps acquises par le personnel, il est rappelé au quotidien, l’importance de l’application minutieuse de la réglementation algérienne sur la mise à la consommation de produits d’importation. Et cela commence avant même que le produit n’entre dans l’entrepôt sécurisé.
L’édition a ses codes !
Au départ donc, le service d’exploitation attribue un bon d’entrée à chaque marchandise, et lorsque celle-ci a été reçue et allotie en magasin (sur un espace déterminé au préalable), le process de l’étiquetage peut commencer. Pour mémoire, 70 emplacements sont dédiés à ces allotements sur 6 500 m², une « petite » partie des 18 000 m² que comprend le site.
La trame de l’étiquette à utiliser ainsi que les instructions du client exportateur et l’aval de l’importateur sont indispensables et stockées dans une base de données. D’autres instructions sont également transmises via le progiciel AEOLUS. Les documents sont ainsi édités, à savoir la liste de colisage, et la liste des codes et des familles de produits. Les trames d’étiquette sont classées sur le serveur par numéro de dossier. Là, à nouveau, un contrôle de l’opérateur intervient.
Et l’étiquetage a ses Règles !
Avant de procéder à l’étiquetage manuel, l’opérateur imprime le nombre exact d’étiquettes et 5 supplémentaires pour le contrôle. Pas une de plus ! Cela ne relève pas d’un principe d’économie, mais de comptage . S’il reste des étiquettes ou qu’il en manque, l’opérateur signale immédiatement les erreurs dans la liste des produits. Parallèlement, un tableau d’instruction et de suivi reprenant les principales informations pour le cariste et pour l’équipe d’étiquetage est mis en place dans la zone. Deux zones sont disponibles, l’une pour les petits produits et légers, une autre pour les produits lourds. Avant de procéder à l’étiquetage individuel, le management désigne une personne en charge du « chantier » qui doit en assurer le suivi, le contrôle et la gestion humaine. En clair, il s’agit d’une personnalisation de la tâche et d’autocontrôle également.
Le contrôle s’applique à toutes les étapes
L’étiquetage doit être effectué parfaitement parce que les conséquences peuvent amener les douanes à bloquer les marchandises au port. C’est pourquoi une succession de contrôles est mis en place au cours de l’étiquetage. En effet, quand une équipe étiquette chaque produit, une autre valide le contenu des étiquettes, et bien sûr leur nombre, au vu des tailles des bobines. Une planche d’échantillonnage, qui a été préparée en amont, est également contrôlée par une personne du service d’exploitation. Par ailleurs, un contrôle qualitatif et quantitatif est effectué en cours d’étiquetage à l’aide d’une feuille de contrôle palette. Les quantités et origines sont pointées sur la palette entière et comparées au colisage du client. En outre, 10 % des marchandises sont contrôlées de manière aléatoire. A la fin du « chantier », les fiches de contrôle sont rendues à l’exploitation avec le reliquat des étiquettes, soit 5 ! Si une anomalie est relevée, une recherche d’explication est engagée en interne et auprès du client afin d’identifier et résoudre le problème.
Traçabilité et sécurisation des marchandises
Une fois toutes les marchandises étiquetées, le responsable du « chantier » appose sur la marchandise un bon « marchandise étiquetée » dont le double est immédiatement envoyé au service d’exploitation avec le reste des documents et étiquettes. L’exploitant joint ces documents au dossier client, et assure une traçabilité du travail effectué et bien sûr des marchandises. D’autant que, depuis le début, les emplacements des marchandises ont été informatisés, grâce à un bon d’entrée et un numéro de dossier. Le croisement permanent de ces informations écarte les sources d’erreur. Et s’il y avait le moindre doute, les bandes vidéo retraceraient le cheminement des marchandises et les travaux effectués. La marchandise peut désormais être chargée, elle dispose de sa carte d’identité en bonne et due forme, et de son visa d’entrée !
Focus :
Julien Marriq, responsable export
Collaborateur de Robert Lucchesi depuis une quinzaine d’années, Julien Marriq est aidé par son staff et en particulier de Fairouze MANSOUR-ABBES qui assure le lien entre équipementiers exportateurs et les cliens en Algérie. Il nous explique en quelques mots l’importance capitale des bases de données.
De quoi se compose la base de données ?
La meilleure façon de faire gagner du temps à nos clients consiste à entrer toutes les références de leurs produits, classées par équipementier, exportateur et importateur. Un logiciel étudié pour la question a été mis en place en 2007, et, depuis, nous rentrons au fur et à mesure les nouveaux produits et les étiquettes correspondantes. Lorsque le client passe une commande,nous avons alors toutes les données nécessaires pour procéder à l’étiquetage. Plusieurs centaines de clients ou destinataires ont été intégré dans la base, qui comprend également les consignes de travail propres à chaque équipementier, en fonction de ses besoins, de ses conditionnements, etc.
Quels avantages cela représente-il concrètement ?
Lorsque vous passez une commande chez ITPL, nous préparons un dossier complet d’étiquetage. Comme les références très précises des produits ont été entrées dans la base, nous ne pouvons pas nous tromper de taille d’étiquettes, par exemple. Vous n’étiquetez pas de la même façon un double embrayage et une bague ! Nous disposons, par ailleurs, des traductions en langue arabe déjà prêtes, une obligation légale qui peut faire perdre beaucoup de temps au moment de la commande. Et surtout, la base de données renseigne les opérateurs, qui contrôlent tout au long de l’étiquetage, le bon respect des consignes.
Que doit-on inscrire sur l’étiquette ?
Aujourd’hui, l’étiquette doit comprendre quatre éléments indispensables, l’expéditeur, le destinataire, la désignation de la marchandise et l’origine, autant d’éléments que nous avons en mémoire et dans les différentes langues. D’autres données peuvent être exigées par les douanes et nous les ajoutons immédiatement grâce à notre veille juridique et douanière. Cela évite toute confusion en arrivant au port.
Focus : Jean-Baptiste Drugeot, responsable export
Officiant depuis une dizaine d’années dans le métier, Jean-Baptiste Drugeot, un autre des hommes de confiance de Robert Lucchesi, définit pour nous le statut de l’OEA, ou Opérateur Économique Agréé.
Que recouvre cette appellation d’OEA ?
Elle est moins connue que l’ISO 9000 pour les sites de production, par exemple, mais l’appellation OEA est décernée avec autant de rigueur et d’exigences par les autorités douanières. Délivrée par les douanes, cette certification, en effet, valide que l’entreprise dispose des techniques et des process suffisants pour sécuriser les marchandises et les déclarations douanières. En plus simple, que nous sommes en mesure de bien faire notre travail du début à la fin, pour la sécurité de nos clients et celle de ses marchandises.
Qu’est-ce que cela comprend concrètement ?
En premier lieu, nous devons prouver que la sécurité des marchandises et celle des lieux est bien établie. Cela comprend le contrôle des accès, des systèmes de sécurité des bâtiments, des conditions d’entreposages etc. Nous avons ainsi 32 caméras qui surveillent les extérieurs comme les accès ou les corps de bâtiment et d’autres systèmes de sécurité que nous ne pouvons pas détailler ici. Le deuxième grand point de cette certification concerne les flux financiers à travers la maîtrise des déclarations douanières.
Cela représente-t-il un avantage concurrentiel ?
Nous avons été l’un des tout premiers transitaires en France à obtenir ce statut d’Opérateur Économique Agréé, peut-être même le second ! Ce côté pionnier a conféré à ITPL une image forte de professionnel reconnu. C’est à la fois un gage de qualité, et aussi de tranquillité pour nos clients, puisque nous bénéficions auprès des douanes d’une confiance plus importante, qui facilite les démarches au niveau des déclarations des marchandises. Cet agrément s’apparente à une assurance qualité.
